Définition

La facilitation ou « l’art de conduire des réunions efficaces ». Selon le Petit Robert, « la réunion est l’action de réunir des personnes en un lieu à une fin déterminée ».

La facilitation « facilite » l’émergence de solutions adaptées aux enjeux du quotidien. Elle permet, par exemple, de définir une stratégie, un plan d’action, des objectifs concrets, d’accompagner la prise de décision, de créer du lien, de régler des conflits, etc…

La réussite de la facilitation réside dans la compréhension des attentes de l’entreprise afin de préparer la structure et le(s) processus facilitant la conduite de réunion efficace. Elle donne les moyens de réfléchir et d’agir différemment en apportant d’autres façons de voir et d’évaluer l’existant. Aussi, elle renforce les interactions, la coopération, la participation et l’acquisition de nouvelles habitudes pour aller de l’avant. Elle accompagne la prise de décisions concrètes, réalistes et réalisables.

Le travail du groupe au bénéfice du groupe

Quelques projets sur lesquels il est possible d’intervenir en temps que facilitateur :

• redistribution des responsabilités et tâches d’une équipe à la suite d’un départ et d’une réduction de temps de travail
• Cohésion d’équipe autour d’un projet sur l’amélioration des processus et méthodes

En quoi la présence d’un facilitateur peut aider les équipes ?

Un facilitateur peut aider les équipes de diverses façons :

• Il prépare et accompagne le groupe au changement en cours ou à venir, en remettant en question les habitudes de penser et de faire. Combien de fois se plaint on d’avoir toujours les mêmes résultats et combien de fois reproduit on la même façon de faire qui engendre ces mêmes résultats ?

• Il crée et maintient un environnement propice pour le groupe

• Il est souvent externe au groupe, et agit sans parti pris, sans jugements préconçus concernant des personnes, une organisation, un processus…

Faire émerger de nouvelles solutions

Afin de faire émerger une nouvelle façon de penser, nous avons besoin de sortir de notre zone de confort. Faire face à des questions complexes et stimulantes, gérer l’inquiétude ou la frustration face à l’inconnu, faire émerger les solutions plutôt que de les apporter, le facilitateur est en partie responsable de maintenir l’ambiance du groupe en créant un contexte dans lequel le nouveau, l’inattendu peut émerger. Il accompagne le groupe à se préparer à faire face aux enjeux rencontrés.

Il connecte les personnes et les idées. Chacun devient acteur et prend part individuellement aux décisions collectives. Chaque participant peut exprimer sa propre opinion au service du but et du bien commun. Le facilitateur veille à la progression du groupe et également à la durée nécessaire pour que le groupe puisse agir, interagir, réfléchir, communiquer, confronter ses idées et ses opinions, etc. Il donne l’opportunité au groupe de collaborer et d’être créatif dans l’émergence de solutions adaptées à leur quotidien.

Regard extérieur

Le facilitateur apporte un regard extérieur, de l’objectivité et de l’impartialité, il observe et est souvent le reflet du groupe. En agissant au nom du groupe, un facilitateur peut remarquer ce qui se passe – sans jugement ni interprétation – seulement en observant et en indiquant ce qui a été observé. Ça peut s’avérer utile pour un groupe, d’habitude trop occupé, de s’observer lui-même ou les autres. Il agit comme le miroir du groupe qui peut ainsi observer sa façon de faire et, s’améliorer.

Structuration de groupes

Il apporte aussi la structure : la méthode et les techniques de facilitation sont comme les échafaudages utilisés lors de la construction d’une maison. Ils apportent la structure qui permet d’ériger un bâtiment solide et robuste et qui sera enlevée une fois la construction terminée. Pendant l’atelier, les activités, la méthode et même les jeux sont en support et doivent donc être conçus pour encourager, et donner la structure au travail que le groupe a besoin d’accomplir.

Quelle est la différence entre un facilitateur, un coach, un consultant ou un formateur ?

Facilitateur ?

Il est un expert en méthodes participatives et collaboratives, il est centré sur le processus et la dynamique de groupe. Par conséquent, il est en charge de concevoir et de conduire des processus de travaux collaboratifs afin d’aider les groupes à être productifs.

Pour lui, l’activité de team building peut être une étape qui précède la facilitation. Elle permet à un ensemble de personnes qui se connaissent (ou pas), de devenir un groupe, de développer l’esprit d’équipe dont ils ne font pas encore preuve, de créer du lien entre les membres. Le team building agit également sur l’échange et la collaboration au sein du groupe.

Coach ?

Le coach quant à lui exerce son expertise sur les ressorts émotionnels du groupe, il agit sur la relation à soi et aux autres dans le groupe. Il le stimule afin d’améliorer sa performance.

Pour lui, l’activité de team building permet de tester les liens entre les membres de l’équipe, de les créer ou de les fortifier dans un cadre différent de leur quotidien. Cette activité peut intervenir à différents stades du coaching.

Consultant ?

Le consultant exerce une expertise sur le métier. Il se focalise sur l’objectif et la résolution de problèmes. Il fait des diagnostics, analyse les résultats afin de faire des préconisations.

Pour lui, l’activité de team building a moins d’intérêt que pour les autres intervenants. Elle se justifie si la préconisation est que le groupe travaille sur sa coopération car la situation problématique existante résulte d’un manque de cohésion par exemple.

Formateur ?

Quant au formateur, il est un expert des méthodes pédagogiques, chargé de la transmission du contenu et de la dynamique individuelle et collective de l’apprentissage.

La formation peut être la conséquence d’une activité de team building qui décèlerait des compétences ou connaissances à acquérir telle qu’une meilleure communication ou organisation du groupe.

Faciliter, c’est avant tout une posture

Un facilitateur se doit de respecter quelques règles essentielles. La posture joue un rôle majeur pour un facilitateur. Il doit impérativement conserver sa neutralité, mettre son égo de côté, se préoccuper sincèrement des gens, croire aux capacités et à l’intelligence des personnes. Il doit aussi croire qu’un groupe peut prendre de meilleures décisions qu’une personne seule ou encore il doit vouloir aider sans pour autant vouloir être le « Sauveur ».

En bref

Un facilitateur instaure un climat propice à l’émergence de l’intelligence collective et la collaboration à travers sa posture et ses techniques d’animation. Il s’adapte au groupe, et ajuste éventuellement son intervention. Il traite les membres du groupe sans les juger afin de tendre vers l’objectif fixé.

Après la lecture de cet article « Qu’est ce que la facilitation » : vous aurez peut-être envie de lire tout savoir sur l’externalisation de la formation professionnelle