Règlement Intérieur comment le rédiger

De quoi s’agit-il ?

Le règlement intérieur est un document écrit, rédigé par l’employeur en français (il peut au besoin être accompagné de traductions dans d’autres langues).

Les dispositions du règlement intérieur doivent être conformes aux dispositions des lois, règlements et conventions collectives applicables.

Le règlement intérieur doit contenir les dispositions suivantes :

• Mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement (interdiction de fumer dans les locaux par exemple)
• Conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu’elles apparaîtraient compromises (port d’un masque en cas d’épidémie par exemple)
• Règles générales et permanentes relatives à la discipline (respect des horaires de travail, justification des absences par exemple) ainsi que la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur (avertissement, durée de la mise à pied disciplinaire par exemple)
• Dispositions relatives au respect des procédures disciplinaires (convocation à entretien préalable par exemple) pour le salarié si l’employeur envisage une sanction
• Dispositions concernant les droits de la défense des salariés (assistance du salarié lors d’une procédure disciplinaire par exemple)
• Et enfin, les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes

La sanction prononcée contre un salarié doit être prévue par le règlement intérieur (par exemple, nature et durée de la sanction).

Les dispositions du règlement ne peuvent pas entraîner de discrimination ou d’inégalité entre salariés.

À noter : les restrictions que le règlement impose aux salariés doivent être justifiées par la nature de l’activité à réaliser et proportionnées au but recherché.

Le règlement intérieur est-il obligatoire ?

Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises dont l’effectif est supérieur ou égal à 50 salariés. Il est facultatif dans les entreprises de moins de 50 salariés, mais vivement conseillé.

À savoir : Le seuil d’effectif à partir duquel l’établissement d’un règlement intérieur est obligatoire a été porté de 20 à 50 salariés depuis le 1^er janvier 2020.

Dans quel cas faut-il établir un règlement intérieur ?

Depuis le 1^er janvier 2020, l’établissement d’un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés. Moins de 50 salariés pendant douze mois consécutifs (le seuil était fixé à 20 salariés jusqu’au 31 décembre 2019).
Cette obligation s’applique au terme d’un second délai de douze mois consécutifs à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint, conformément à l’article L. 2312-2 du code du travail.
Par exemple, si l’effectif d’une entreprise atteint le seuil de 50 salariés le 1^er mars 2020 et ne repasse pas sous ce seuil pendant les 12 mois qui suivent. Alors l’employeur aura l’obligation d’établir un règlement intérieur pour le 1^er mars 2022 au plus tard, en respectant la procédure.

Les modalités de calcul des effectifs sont celles prévues aux articles L. 1111-1 à L. 1111-3 du code du travail.
L’établissement d’un règlement intérieur répondant à l’ensemble des prescriptions légales est toujours possible dans les entreprises de moins de 50 salariés. Qu’en est-il des entreprises d’au moins 20 salariés soumises à l’obligation jusqu’au 31 décembre 2019 ? Elles peuvent continuer d’appliquer ce règlement.

Information des salariés

Le règlement intérieur doit être porté par tout moyen à la connaissance des personnes. En effet, toutes personnes ayant accès aux lieux de travail et aux locaux où se fait l’embauche (affichage à l’entrée d’un atelier, diffusion sur le site intranet de l’entreprise par exemple). Le règlement intérieur s’impose à tous les salariés de l’entreprise, même s’ils ont été embauchés avant sa mise en application.

Qui doit respecter le règlement intérieur ?

Tous les salariés doivent respecter le règlement intérieur. Celui qui ne respecte pas les dispositions du règlement intérieur s’expose aux sanctions disciplinaires prévues par celui-ci.

Les dispositions relatives à l’hygiène, la sécurité et la discipline sont applicables à toutes les personnes intervenant dans l’entreprise. Et ce, quelles soit liées ou non par un contrat de travail (par exemple respect des consignes incendie par une entreprise extérieure).

Procédure d’élaboration du règlement intérieur

Le projet de l’employeur doit être soumis pour avis au comité social et économique (CSE). Le projet de l’employeur et l’avis des représentants du personnel doivent être transmis à l’inspecteur du travail. Il doit ensuite être déposé au greffe du conseil de prud’hommes.

Le règlement intérieur doit préciser la date de son entrée en vigueur (au moins 1 mois après l’accomplissement de la dernière des formalités de dépôt et de publicité).

Il peut être modifié, notamment par des notes de service, des mises à jour (changement dans la législation par exemple). Aussi il peut être complété par tout autre document comportant des obligations générales et permanentes sur les sujets abordés dans le règlement. Dans ce cas, l’employeur respecte les mêmes formalités que lors de son élaboration.

À tout moment, il peut également être modifié ou invalidé à la demande de l’inspecteur du travail ou d’un juge (à la suite d’un litige).

À noter : le règlement intérieur est applicable à la date de son entrée en vigueur même si l’inspecteur du travail n’a pas fait connaître ses observations.

Vérification éventuelle par l’inspecteur du travail

L’employeur peut interroger l’inspecteur du travail afin qu’il se prononce sur la conformité de tout ou partie du règlement intérieur. Cette demande est formulée par écrit et précise la ou les dispositions sur lesquelles le contrôle de la conformité est requis. Elle est accompagnée du texte du règlement intérieur.

L’inspecteur du travail statue dans un délai de 2 mois à compter de la réception de la demande. L’inspecteur décide éventuellement qu’une ou plusieurs dispositions du règlement intérieur sont non conformes. Il précise alors pour chacune d’elles si la disposition doit être retirée ou modifiée.

Quelles sont les clauses obligatoires ?

Le règlement intérieur, obligatoirement écrit, fixe exclusivement :

• les règles générales et permanentes relatives à la discipline (conditions de circulation dans ou en dehors de l’établissement, respect de l’horaire de travail…) et notamment, la nature et l’échelle des sanctions (avertissement, mise à pied, …). Une sanction ne peut alors être prononcée à l’encontre d’un salarié que si elle est prévue par le règlement intérieur ; s’il s’agit d’une mise à pied disciplinaire, celle-ci ne sera licite que si le règlement fixe sa durée maximale (Cass. soc., 26 oct. 2010) ;
• les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement, notamment les instructions prévues à l’article L. 4122-1 du code du travail ;
• les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité des salariés, dès lors qu’elles apparaîtraient compromises.

Le règlement intérieur rappelle :

• les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés (procédure disciplinaire) définis aux articles L. 1332-1 à L. 1332-3 du code du travail ou par la convention collective applicable ;
• les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes prévues par le code du travail.

L’agissement sexiste est défini par l’article L. 1142-2-1 du code du travail comme « tout agissement lié au sexe d’une personne, ayant pour objet ou pour effet de porter atteinte à sa dignité ou de créer un environnement intimidant, hostile, dégradant, humiliant ou offensant. »

Quelles sont les clauses pouvant figurer dans le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur peut également contenir des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés. En effet, c’est possible si et seulement si ces restrictions sont justifiées par l’exercice d’autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise et si elles sont proportionnées au but recherché. Sur la question du fait religieux en entreprise, on pourra utilement se reporter au guide pratique proposé par le ministère du Travail.
S’agissant du principe de neutralité, on pourra également se reporter à l’arrêt de la Cour de cassation du 22 novembre 2017

Sur le lieu de travail, aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n’est autorisée. Toutefois, lorsque la consommation de ces boissons alcoolisées est susceptible de porter atteinte à la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs, l’employeur, en application de l’article L. 4121-1 du code du travail, prévoit dans le règlement intérieur ou, à défaut, par note de service les mesures permettant de protéger la santé et la sécurité des travailleurs et de prévenir tout risque d’accident. Ces mesures, qui peuvent notamment prendre la forme d’une limitation voire d’une interdiction de cette consommation, doivent être proportionnées au but recherché. Sur cette question, on peut se reporter à un arrêt du Conseil d’État du 8 juillet 2019.

… et celles interdites ?

Dans tous les cas, le contenu du règlement intérieur ne peut restreindre les droits des personnes ou les libertés individuelles et collectives. En effet, l’employeur de peut restreindre au-delà de ce qui est justifié par la nature du travail à accomplir et proportionné au but recherché. Ainsi un règlement intérieur ne peut prévoir de règles sur l’utilisation du crédit d’heures par les représentants du personnel, les heures supplémentaires ou l’ordre de passage aux douches…

Interdire les conversations personnelles, imposer une tenue de travail alors que l’intérêt de l’entreprise ne le justifie pas. Prévoir des fouilles systématiques des armoires individuelles… Autant de mesures portant atteintes aux droits et libertés des salariés… En revanche, autoriser le contrôle d’alcoolémie de salariés qui exercent des fonctions susceptibles d’exposer des personnes ou des biens à un danger, est admis, dès lors que les modalités de ce contrôle en permettent la contestation.

De même, le règlement intérieur ne peut contenir de dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail, à capacité professionnelle égale, en raison de leur origine, de leur sexe, de leurs mœurs, de leur orientation sexuelle ou identité de genre, de leur âge, de leur situation de famille ou de leur grossesse, de leurs caractéristiques génétiques, de la particulière vulnérabilité résultant de leur situation économique, apparente ou connue de l’auteur, de leur appartenance ou de leur non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une prétendue race, de leurs opinions politiques, de leurs activités syndicales ou mutualistes, de leur exercice d’un mandat électif local, de leurs convictions religieuses, de leur apparence physique, de leur nom de famille, de leur lieu de résidence ou de leur domiciliation bancaire, ou en raison de leur état de santé, de leur perte d’autonomie ou de leur handicap de leur capacité à s’exprimer dans une langue autre que le français.

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