Qu’est-ce que la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) ?

Les évolutions de l’environnement économique impliquent une transformation des modes de travail et de management dans les entreprises où le facteur humain est au centre des organisations.

Donc, plusieurs facteurs impactent les entreprises :

• l’évolution des technologies et la révolution numérique
• le facteur générationnel
• le télétravail
• l’intelligence collaborative (l’entreprise apprenante)
• mais aussi, la place de la vie privée.

Les entreprises doivent ainsi travailler sur les compétences et la mobilisation de leurs collaborateurs avec une double contrainte structurelle. D’une part, prévoir l’évolution des emplois à moyen terme, d’autre part penser à la part non négligeable  des emplois de demain qui n’existent pas encore et où une proportion tout aussi importante est amenée à disparaitre.

La GPEC est un outil prospectif essentiel pour prévoir et accompagner ces transformations. En effet, c’est une démarche par laquelle l’organisation concernée recherche l’adéquation qualitative et quantitative de ses besoins et ressources en personnel. La GPEC répond ainsi à des enjeux majeurs pour la performance et la compétitivité des entreprises.

La GPEC crée de la valeur pour les collaborateurs en leur offrant des perspectives claires, en réalité c’est un facteur essentiel d’implication et de motivation au travail.

Les 7 grandes étapes de la GPEC

1. Cadrer et définir les enjeux stratégiques du projet : afin de clarifier les ambitions, au vu des enjeux RH de l’entreprise. C’est une étape essentielle pour garantir la pertinence de la démarche.

2. Construire ou adapter les référentiels emplois et compétences qui supporteront la démarche.

3. Étudier l’existant : afin d’analyser les emplois et compétences (sur la base des référentiels construits) dans le but d’avoir une vision claire des ressources disponibles, d’un point de vue qualitatif et quantitatif pour pouvoir en établir la cartographie.

4. Projeter : formuler des hypothèses sur les besoins au regard des transformations à venir et simuler l’évolution des ressources au regard des mouvements prévisionnels.

5. Analyser : mesurer dorénavant quantitativement et qualitativement les écarts entre ressources disponibles et besoins prévisionnels.

6. Définir le plan d’action : au regard des écarts identifiés, repérer les leviers RH à activer (mobilité, formation, recrutement) pour disposer des ressources nécessaires à moyen terme.

7. Déployer : tout en reconnaissant que pérenniser les travaux réalisés ne sera rien sans les intégrer dans les processus de l’organisation.

Une attention particulière doit être portée à la mobilisation des partenaires et des parties prenantes, tout au long de la démarche.

La mise en place d’un référentiel des emplois et des compétences harmonisé permet de soutenir l’ensemble des processus RH, et donc d’en renforcer l’efficience.

Tout d’abord connaître les effectifs, de même connaitre les emplois et compétences actuels. Pour voir une vision claire ensuite des ressources, il est nécessaire de disposer de référentiels emplois et compétences permettant de cartographier les ressources humaines de l’entreprise.

A) Les finalités d’un référentiel des emplois et des compétences

• Partager une vision des ressources de l’entreprise (définir un langage commun pour harmoniser les pratiques managériales et RH)
• Structurer l’ensemble des processus RH (recrutement, formation, parcours de carrière, évaluation)
• Donner aux collaborateurs des repères et perspectives de carrière au regard des compétences détenues ou à acquérir.

B) Les bénéfices du référentiel des emplois et des compétences pour les parties prenantes dans l’entreprise

Pour la direction de l’entreprise

• Avoir une vision globale des ressources de l’organisation
• Identifier des compétences stratégiques
• Préparer des plans de succession.

Pour la direction RH

• Adapter l’offre de formation
• Cibler les actions de développement
• Qualifier les profils à recruter et prépare les mobilités.

Aussi pour le manager

• Préparer les entretiens d’évaluation et professionnel de l’équipe
• Arbitrer sur les priorités de formation
• Assurer la continuité de l’activité
• Optimiser l’organisation de l’équipe.

Enfin pour les collaborateurs

• Préparer l’entretien d’évaluation et l’entretien professionnel
• Construire le parcours de carrière dans le but d’identifier les emplois pour lesquels il existe une proximité par rapport aux compétences détenues.

C) 3 étapes essentielles pour définir un référentiel des emplois et des compétences :

 Cadrer et structurer

Définir les périmètres structurels (toute l’organisation ?) et fonctionnels (tous les métiers ?), afin de s’accorder sur un langage commun.

Construire

S’accorder sur le formalisme du référentiel et planifier sa production avec l’implication des contributeurs RH et des représentants des métiers (les managers).

Déployer

• Mettre à jour le référentiel dans les systèmes d’information
• Rattacher des collaborateurs aux emplois du nouveau référentiel
• Faire évoluer le processus d’évaluation
• Accompagner le changement
• Engager des actions de communication et de formation pour bonne prise en main du référentiel.

Définir la cible

A) Comprendre le lien entre stratégie d’entreprise et GPEC

La GPEC fait le lien entre stratégie de l’entreprise et stratégie RH.

Pour mettre en place une GPEC il faut donc analyser les enjeux stratégiques de l’entreprise et identifier les différents facteurs qui vont avoir un impact sur l’emploi :

• Facteurs externes à l’entreprise : mutations technologiques, évolutions sociétales et réglementaires, nouvelles normes qualité…
• Facteurs internes à l’entreprise : facteurs contextuels comme des difficultés de recrutement, une pyramide des âges déséquilibrée, un taux de turnover résultant des choix stratégiques que la Direction souhaite opérer comme fusion/acquisition, amélioration de la productivité, réorganisation et transferts d’activité…

B) Comment qualifier l’impact de la stratégie sur les emplois et compétence ?

• Disposer d’une vision claire des ressources afin de s’appuyer sur les référentiels emplois et compétences.
• Définir les scenarios d’évolution en vue de projeter les besoins de l’entreprise en ressources à horizon 3/5 ans grâce à l’analyse des facteurs internes et externes. Ce facteur aura-t-il un impact sur la nature de mon activité, va-t-il impacter le volume de l’activité ? Quelle sera l’évolution de ce facteur à l’horizon 3 ou 5 ans ? De cette analyse va découler l’analyse des besoins métiers en termes d’effectifs et de compétences.
• Qualifier les emplois et les compétences : critères quantitatifs (combien de ressources nécessaires), qualitatifs (quelles sont les compétences qui doivent être détenues en interne et à quel niveau) et géographiques (où seront localisées les ressources).

Les emplois peuvent être classés en 5 catégories différentes

Les emplois menacés ce sont ceux pour lesquels les effectifs vont diminuer, voir des emplois qui sont carrément amenés à disparaitre.

• Emplois sensibles/critiques sont les emplois dont le contenu diminue et dont les conditions de travail évoluent.
• Lorsqu’on parle d’emplois stables, cela sous-entend les emplois peu impactés par les évolutions ou choix stratégiques. Leur place dans l’activité de l’entreprise est confortée.
• Les emplois évolutifs sont les emplois dont les effectifs restent stables mais dont les compétences requises et/ou les conditions de travail vont évoluer.
• Emplois émergents : ce sont les emplois nouveaux pour l’entreprise dont les effectifs doivent être renforcés pour faire face à une hausse du volume d’activité.
• Enfin, les emplois stratégiques : ce sont les emplois clés pour l’entreprise. Les effectifs, ainsi que les compétences doivent être renforcés pour faire face aux enjeux stratégiques de l’entreprise.

Cette catégorisation permet de synthétiser l’ensemble des emplois et leur place dans l’organisation.

C) Modéliser et analyser les écarts entre la situation actuelle et la cible

Des outils de modélisation des ressources existent

Il est nécessaire d’utiliser ces outils pour analyser les écarts pour chaque emploi entre les ressources disponibles et la situation cible en termes d’effectifs (quantitatif), les compétences à mobiliser (qualitatif) et la répartition des ressources sur les sites (géographique).

L’analyse des écarts permettra de définir…

• La trajectoire pour réduire le différentiel entre l’existant et la cible
• Les impacts organisationnels et sociaux.

Les leviers RH à mobiliser

1) La mobilité interne

qui permet de réduire les écarts entre l’existant et la cible GPEC pour les emplois menacés, sensibles et les emplois émergents et stratégiques.

Mobilité fonctionnelle : changement de poste ou de métier à niveau hiérarchique identique.

La mobilité géographique : le salarié garde le même métier, mais change de ville, de région, de site…

Mobilité verticale : changement de position hiérarchique et/ou statutaire qui amène le collaborateur à accroître son niveau de compétence.

Il est nécessaire de prendre en compte la transférabilité et la proximité des compétences et d’avoir des parcours construits entre emplois. Le manager doit ainsi pouvoir disposer d’une grille d’évaluation des compétences pour mesurer la faisabilité de la mobilité entre deux postes.

2) Le développement des compétences :

c’est le principal levier pour faire émerger des compétences sur emplois stratégiques, évolutifs, sensibles/critiques.

3) Le recrutement

La politique de recrutement doit être en cohérence avec la démarche GPEC et alignée avec la stratégie de l’entreprise. Le recrutement doit ainsi s’appuyer sur l’utilisation des référentiels emplois et compétences.

En parallèle, l’entreprise gagne à construire une marque employeur attractive pour valoriser ses métiers et à construire un processus d’intégration des nouveaux collaborateurs (accompagnement de la prise de poste et anticipation des besoins de formation).

4) Mobilité externe : 

proposer des dispositifs pour accompagner les collaborateurs dans leur recherche d’emploi en dehors de l’entreprise.

Le logiciel GPEC

Le logiciel GPEC est un outil gestion des compétences, facile à mettre en œuvre et à utiliser. Conçu pour faciliter le travail d’évaluation des compétences des managers et l’activité du service RH. En effet, il se doit d’être doté d’une ergonomie intuitive ainsi il vous accompagnera plus facilement dans la gestion et le développement des compétences de vos collaborateurs. Il vous permettra de fidéliser, évaluer mais aussi manager vos talents pour développer l’employabilité de vos salariés et la compétitivité de votre entreprise.

Par logiciel GPEC, « on n’entend pas fichier Excel »

Pour commencer, certains outils permettront de centraliser vos fiches de postes détaillant les compétences clés. D’autre part certains éditeurs vous proposeront l’intégration de trames pour gérer les entretiens annuels et professionnels afin d’évaluer les compétences. Enfin, tous les éditeurs vous proposeront le pack par défaut qui sera bien évidemment le référentiel et la cartographie des compétences. De même, les outils les plus évolués proposeront également la gestion des formations des salariés pour adapter et faire évoluer les compétences vers les besoins futurs.

En résumé, le logiciel GPEC doit vous permettre d’anticiper toute évolution organisationnelle, technologique ou socio-économique en conservant le pilotage stratégique pour s’aligner au plan de développement.

Un logiciel GPEC pour développer le potentiel de vos collaborateurs, à quoi doit-il servir ?

• Pilotage individuel des carrières et management collectif des compétences dans le but d’améliorer l’efficacité globale de l’entreprise
• Gestion des métiers, des postes et des activités – cartographie des emplois de l’organisation – classification – pesée de poste
• Gestion du référentiel de compétences adapté à la stratégie de l’entreprise, identification des compétences clés et des niveaux de maîtrise

Installation sur son PC, mode SAAS/Cloud ou Plateforme on premise ?

La production de ces logiciels est principalement réalisée par des multinationales de l’industrie du logiciel. Mais il existe des outils simples développés par de petites structures ou indépendants.

Découvrez le logiciel GPEC abordable KeySkills

La majeure partie des acteurs de ce secteur ont opté pour un hébergement en mode SAAS (Software As A Service). Concept qui repose sur l’hébergement en ligne. Il s’agit tout simplement de s’abonner à des logiciels sous forme de services délivrés via internet plutôt que de les installer sur les serveurs de l’entreprise.

De plus, certains éditeurs se démarquent en proposant une « plateforme on premise », une version spécifique au client et hébergé par celui-ci sur ces propres serveurs. Mais attention, si la volonté d’avoir son propre outil sur mesure est tentante, le prix de cette solution est lui moins intéressant. Il vous faudra alors investir dans des serveurs adaptés. Le bon fonctionnement de votre logiciel GPEC dépendra de la maintenance de vos serveurs et de votre équipe IT, si vous optez pour cette solution.

A cause de la stabilité et la rapidité d’Internet, le développement de ces logiciels SAAS/Cloud a longtemps été freinée. C’est une époque maintenant révolue. Aujourd’hui, toutes les entreprises ont un accès internet et les coupures sont devenues rarissimes. Dans ces conditions, le développement de ces modalités de délivrance de logiciels est clairement facilité.

Avantages et Inconvénients des formules

Depuis que tous ces freins ont été levés, quasiment tous les éditeurs de logiciels de nouvelle génération proposent désormais leurs logiciels en ligne. En effet, les avantages sont considérables :

• Plus besoin d’installation monoposte, car ils fonctionnent dans votre navigateur Internet.
• Vos données sont accessibles partout sur n’importe quel ordinateur, tablette mais également smartphone.
• Plus besoin de gérer des versions de fichiers de type tableur Excel ou autres logiciels.
• Les sauvegardes sont faites automatiquement à chaque manipulation dans l’outil.
• Aucun frais pour votre matériel informatique, la maintenance, les mises à jour…
• Le logiciel évolue sans que vous n’ayez quoi que ce soit à penser, par conséquent vous avez toujours la dernière version…

Alors, tout cela implique que vos données soient stockées sur les serveurs du logiciel et plus chez vous. Cette situation n’est que bénéfique tant vos données sont bien plus en sécurité là-bas que chez vous (défaillance, vol, incendie, …).

Avec l’éclairage qu’à pu vous apporter cet article : Mettre en oeuvre sa démarche GPEC, c’est maintenant à vous de vous lancer ! Bénéficiez d’un accompagnement opérationnel à la mise en œuvre de la démarche de GPEC dans votre entreprise.